Vevex Pro -sovelluksen tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Vevex Oy käsittelee henkilötietoja Vevex Pro -mobiilisovelluksessa iOS- ja Android-laitteilla. Vevex Oy (Y-tunnus 2700259-1) toimii näiden tietojen rekisterinpitäjänä.

Vevex Pro on Vevexin työntekijöiden sisäinen työkalu, jota käytetään kentällä kartoitusten, asennusten ja reklamaatioiden hoitamiseen. Tämä seloste koskee nimenomaan tätä sovellusta.

Sitä, miten Vevex käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja, kuvataan pääasiallisessa tietosuojaselosteessamme osoitteessa vevex.fi/tietosuojaseloste. Tämä sovellusseloste ja pääseloste kuvaavat yhdessä Vevexin tietojenkäsittelyn.

Vevex Pro on henkilöstön sovellus. Se jaetaan listaamattomana sovelluksena App Storessa ja Google Playssa, eikä sitä ole suunnattu suurelle yleisölle tai lapsille. Kirjautuminen estää kaikki, jotka eivät ole jo rekisteröityjä Vevexin työntekijöitä.

Sovelluksessa ei ole rekisteröitymistä. Työntekijätilit luo työnantaja. Kirjaudut sisään sähköpostiisi tai puhelimeesi lähetettävällä kertakoodilla tai Google-kirjautumisella.

Kun käytät sovellusta, käsittelemme seuraavia tietoja:

• Tili- ja tunnistetiedot: nimesi, työsähköpostisi, puhelinnumerosi sekä roolisi ja käyttöoikeutesi, joiden avulla kirjaudut sisään ja näet sinulle osoitetut työt.
• Tunnistautuminen: istuntosi säilytetään laitteen suojatussa avainsäilössä (iOS Keychain tai Android Keystore). Sovellus ei tallenna salasanaasi laitteelle.
• Face ID ja biometrinen lukitus (valinnainen): jos otat sen käyttöön, biometriikka lukitsee sovelluksen uudelleen kirjautumisen jälkeen. Biometriset tiedot eivät koskaan poistu laitteeltasi eikä niitä lähetetä Vevexille. Sovellus tallentaa vain paikallisen päälle- tai pois-asetuksen.
• Diagnostiikka: kaatumis- ja suorituskykytiedot diagnostiikkapalvelun kautta sovelluksen toiminnan varmistamiseksi. Sovelluksessa diagnostiikka on määritetty niin, ettei se liitä henkilötunnisteita tapahtumiin.

Työn tekemiseksi työntekijät tallentavat tietoja Vevexin asiakkaista ja heidän tiloistaan: valokuvia asiakkaan tiloista kameralla otettuna tai kuvakirjastosta liitettynä, sekä niihin lisätyt piirrokset, merkinnät ja muistiinpanot. Nämä valokuvat toimivat työn dokumentaationa kartoituksissa, asennuksissa ja reklamaatioissa.

Jotta työ voidaan tehdä myös offline-tilassa, sovellus säilyttää laitteella paikallisen kopion tarvitsemistasi työtiedoista, mukaan lukien asiakkaiden nimet, osoitteet, yhteystiedot ja työn yksityiskohdat, sekä jonon synkronointia odottavista valokuvista ja muokkauksista. Tämä paikallinen kopio poistuu ajan myötä sovelluksen säilytyssääntöjen mukaisesti ja kun kirjaudut ulos.

Näitä asiakastietoja käsitellään Vevexin pääasiallisen tietosuojaselosteen mukaisesti osoitteessa vevex.fi/tietosuojaseloste, joka määrittää, miten Vevex käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja.

Sovellus ei tarkoituksellisesti kerää seuraavia:

• Sijainti: sovellus ei pyydä sijainti- tai GPS-lupaa. Etäisyydet lasketaan palvelimella osoitteiden perusteella, ei laitteeltasi.
• Seuranta ja mainonta: ei mainostunnisteita, ei sovellusten tai sivustojen välistä seurantaa eikä kolmansien osapuolten mainos- tai analytiikkatyökaluja. Sovellusta ei käytetä sinun seuraamiseesi.
• Ääni: kuvaus on vain valokuvia. Sovellus ei ilmoita mikrofonin käyttöä.
• Yhteystiedot: sovellus ei käytä puhelimesi yhteystietoja.

Sovellus pyytää seuraavia käyttöoikeuksia, kutakin vain ilmoitettuun tarkoitukseen:

• Kamera: asiakkaan tilojen valokuvaamiseen kartoitusten, asennusten ja reklamaatioiden yhteydessä.
• Kuvakirjasto: jo ottamiesi valokuvien liittämiseen.
• Face ID ja biometriikka: sovelluksen avaamiseen kirjautumisen jälkeen. Kyseessä on näytön lukitus, ei kirjautumistunnus.
• Ilmoitukset: työ- ja synkronointi-ilmoitusten lähettämiseen.
• Taustapäivitys: jonossa olevien valokuvien ja muokkausten synkronointiin, kun sovellus on suljettuna.

Käsittelemme näitä tietoja sovelluksen tarjoamiseksi ja käyttämiseksi: sinun tunnistamiseksi, tehtäviesi näyttämiseksi, työvalokuvien ja -muokkausten tallentamiseksi ja synkronoimiseksi Vevexin järjestelmiin, työ- ja synkronointi-ilmoitusten lähettämiseksi, sovelluksen turvallisuuden ylläpitämiseksi ja kaatumisten selvittämiseksi. Emme käytä sovelluksen tietoja mainontaan tai automaattiseen päätöksentekoon, jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia.

Käsittelyn oikeusperusteena on työsuhteen toteuttaminen ja Vevexin oikeutettu etu kenttäpalveluliiketoimintansa harjoittamisessa sekä soveltuvin osin lakisääteiset velvoitteet.

Vevex käyttää seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja Vevexin puolesta tietojenkäsittelysopimusten nojalla eivätkä saa käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa:

• Pilvitietokanta: sovelluksen tietokanta, sijaitsee EU:ssa.
• Pilvitallennus: työvalokuvien tallennus, sijaitsee EU:ssa.
• Diagnostiikkapalvelu: kaatumis- ja suorituskykydiagnostiikka, sijaitsee EU:ssa.
• Push-ilmoitusten palveluntarjoajat: push-ilmoitusten toimitus mobiilialustojen push-palveluiden kautta. Toimitus käyttää globaalia infrastruktuuria, myös Yhdysvalloissa.

Vevex ei myy henkilötietojasi.

Pääasiallinen tietokanta, työvalokuvat ja diagnostiikka sijaitsevat EU- tai ETA-alueella. Laitteelle tallennetut tiedot (offline-työvälimuisti, valokuvajono ja istuntosi) säilytetään vain niin kauan kuin työn tekeminen edellyttää, ja ne poistetaan sovelluksen säilytyssääntöjen mukaisesti ja kun kirjaudut ulos.

Palvelinpuolen säilytys noudattaa pääasiallista tietosuojaselostetta, mukaan lukien kirjanpitoaineiston lakisääteinen vähintään seitsemän vuoden säilytys Suomen kirjanpitolain mukaisesti.

Lähes kaikki käsittely tapahtuu EU- tai ETA-alueella. EU:n ulkopuolelle ulottuva käsittely koskee push-ilmoitusten toimitusta, joka hoidetaan mobiilialustojen globaalin infrastruktuurin kautta, myös Yhdysvalloissa. Tämä reititys on olennainen osa mobiili-ilmoituksia, eikä sitä voida rajata EU:hun.

Ilmoitus voi sisältää työhön liittyvän kohteen osoitteen, jotta se on hyödyllinen lukitusnäytöllä. Se ei sisällä kohteen kulkukoodeja tai muita arkaluonteisia tietoja. EU- tai ETA-alueen ulkopuoliset siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeisiin ja EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), pääasiallisen tietosuojaselosteen mukaisesti.

GDPR:n ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi suhteen:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus pyytää vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, sekä saada kopio kyseisistä tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisua.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tietyin edellytyksin. Lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpitovaatimukset) voivat rajoittaa tätä oikeutta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä.
• Oikeus peruuttaa suostumus: kun käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Saatamme joutua todentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä.

Sovelluksessa ei ole rekisteröitymistä eikä itsepalveluna tapahtuvaa tilin poistoa. Työnantaja luo ja poistaa työntekijätilit. Tilin poistamiseksi ota yhteyttä Vevexiin osoitteeseen [email protected].

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai tuhoamiselta. Pääsy tietoihin on rajattu tunnistautuneisiin ja valtuutettuihin työntekijöihin. Siirrettävä data on salattu TLS-tekniikalla, ja istuntotunnus ja biometrinen asetus säilytetään laitteen suojatussa avainsäilössä. Mikään tiedonsiirtomenetelmä internetin välityksellä tai sähköinen tallennusmenetelmä ei kuitenkaan ole täysin turvallinen.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:

EU/ETA-alueen asukkaat voivat myös tehdä valituksen asuinmaansa valvontaviranomaiselle.

Vevex Pro on henkilöstön työkalu, eikä sitä ole suunnattu lapsille tai alle 18-vuotiaille henkilöille.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Ilmoitamme muutoksista julkaisemalla päivitetyn selosteen tällä sivulla ja päivittämällä "Päivitetty viimeksi" -päivämäärän.

Henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on:

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai tietosuojakäytännöistämme, ota meihin yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.